6 磁性载体档案的管理

6.1 磁性载体文件的归档工作应执行国家、单位的有关规定和本标准规定。
6.2 磁性载体文件的归档与管理工作应遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由各单位的档案部门归口管理。
6.3 磁性载体文件管理应重视磁性载体的选择，禁止使用劣质磁盘、磁带、录象带、录音带作载体。
6.4 严格做好磁性载体档案的保密工作。
6.5 应将5.1中归档的一式二份磁性载体档案中的一份作为保存件，不得外借。
6.6 各级档案部门应建立磁性载体档案的借意味制度，严格审批借阅审批手续。
6.7 借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查、验收。
6.8 归档的磁带（软磁盘）必须贴上标签。
6.8.1 磁带(软磁盘)套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。
6.8.2 录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。
6.8.3 录像带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。
6.9 在贮存磁性载体档案的同时，应保存有关磁性载体档案的文字资料，内容包括：写操作日期、系列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、生产者鉴定、使用日期及其它一些需要著录的内容。不得用铅笔或水溶性墨水书写。

7.1 贮存前的准备
7.1.1 长期贮存的磁带性能要求
　　应使用有背涂层的磁带；被存磁带不应损坏、污染；磁带上不允许有皱折；磁带应缠绕在钢性轮毂上，绝不能缠绕在有橡胶铀套的轮毂上，并且应卷绕平整、松紧适度。录像带、录音带各项指标应符合GB/Tl4306-93、GB7309-87、GB11956一89的要求。对磁带的筛选参见附录A。
7.l.2 贮存前的物理准备
　　a. 长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。
　　b. 贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡l－3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为l.7～2.2N(牛顿)。
　　c. 应将磁带在干燥的环境中(相对湿度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防粘和剂、润滑剂挥发。
7.2 贮存
7.2.l 库房温、湿度要求
　　温、湿度变化范围：应在温度l5～27℃、相对湿度40～60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是l8℃、相对湿度是40%。
7.2.2 清洁管理要求
　　a. 不要用手触摸磁带(软磁盘)，应带非棉制手套操作；
　　b. 不要使磁带(软磁盘)接触不清洁表面，如地面、桌面等；
　　c. 装磁带(软磁盘)的装具应洁净无尘；
　　d. 库房地面不应打蜡、铺地毯；
　　e. 吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；
　　f. 库房中禁止使用打印机。
7.2.3 风压要求
　　库房宜保持为正压，减少灰尘对环境的污染，库房中应无腐蚀性气体，并保证通风良好。
7.2.4 防水要求
　　库房内的设备要避免水淹，磁带(软磁盘)架最低一层搁板应高于地面30cm以上。
7.2.5 防火要求
　　a. 库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品；
　　b. 库房内严禁出现明火；
　　c. 库房中应备有C02型灭火器；
　　c. 库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障；
　　d. 对重要档案应专柜存放。
7.2.6 防磁要求
　　a. 磁性载体档案与磁场源(永久磁铁、马达、变压器等)之间的距离不得少于76mm；
　　b. 可使用软磁物质(软铁、铁淦氧、镍铁合金等)构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽；
　　c. 磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器外壁至少76cm；
　　d. 使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76cm；
　　e. 不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房；

　f. 在存有重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。
7.2.7 防紫外线要求
　　不允许紫外线直接照射磁性载体档案。
7.2.8 放置要求
　　磁带(软磁盘)应放入磁带（软磁盘）盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置。
7.2.9 保养及维护
　　应定期保养及维护磁性载体档案，并应建立磁性载体档案检测、保养卡(格式见表2)，包括：
　　a）清洁
　　要保证磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，除要定期清洗磁带外，当发现运行磁带(软磁盘)有碎片脱落时，应立即对全系统进行清洗，磁带盘、磁带盒清洗溶剂可选用二氯二氟甲烷、异丙醇、甲醇等，并在通风良好的环境中操作。
　　b）倒带
　　1) 倒带间隔
　　在温度为l8±l℃、相对湿度为40±5%的环境中贮存的磁带，建议倒带间隔为3.5年。如果不能保持上述温、湿度范围，倒带间隔应视保存环境不同相应缩短。
　　2) 倒带卷绕张力
　　倒带速度要慢，张力要恒定，保持l.7～2.2N(牛顿)，倒带后，磁带要保持在标准的读/写(录/放)状态。
　　c）检查及修复
　　检查及修复包括：磁带(软磁盘)外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带(软磁盘)修复。遭受高温、水泡的磁带，其处理方法见附录B.
　　d）复制
　　l) 每年对大型磁性载体档案按3%的比例随机抽样读检，如发现有永久误差，则应对整套磁性载体档案重新检查，对发生永久误差的磁性载体档案进行复制；
　　2) 极重要磁性载体档案的复制周期由单位自定；
　　3) 正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。
7.3 再使用
　　磁性载体档案再使用场所的温度、相对温度与库房的温度、相对湿度相差范围应分别为±3℃、±5%。否则，应在再使用前，将计算机磁带在使用环境中平衡3天以上，录音带、录像带需平衡24小时以上。在读带前还应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。
7.4 运输要求
7.4.l 磁带(软磁盘)应封装在塑料袋中，再放入容器里运输，运输时要轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。
7.4.2 应防潮、防曝晒、防重压。
7.4.3 运输环境的温度、相对湿度范围分别为4～32℃，20～80%。
7.4.4 应避免使用金属探测器进行探测(X射线除外)。
7.5 特殊要求
　　除遵守前面各项内容外，还应注意：
7.5.l 磁带
　　a. 拿取卷轴时，要拿轮毂处，不要挤压法兰盘；
　　b. 剪掉磁带末端已经损坏的部分；
　　c. 不能将磁带末端接触脏的地方(如：不能将磁带拖到地面上等)；
　　d. 应仔细将磁带装在卷轴上，防止它的末端皱折；
　　e. 开始记录之前，应留出不少于lm的空白带；
　　f. 至少用l5分钟时间运转磁带，检查带边的卷曲情况，并观察装在卷轴上的磁带是否平坦整齐，带边有任何变形迹象都是不允许的；
　　g. 贮存前应将磁带在贮存环境中重新卷绕。
7.5.2 软磁盘
　　a. 不要弯折软磁盘；
　　b. 不要用橡皮筋、曲别针来固定软磁盘的纸套；
　　c. 应先将标签写好，再贴到软盘上。如软盘上已有标签，不要用硬笔如圆珠笔在盘上写；
　　d. 软磁盘上不能放置重物；
　　e. 如要修改盘上标签内容，应划改。
7.5.3 录像带
　　除遵守前面各现内容外，还应注意，不要将录像带放在电视机壳顶上。
7.5.4 磁带机、软盘驱动器及工作间
　　应定期检查及清洗磁带机、软盘驱动器；磁带机及软盘驱动器应放在上风口，而易产生碎屑的设备如打印机、穿孔机等应置下风处。工作间的要求见附录C。
7.5.5 磁性载体档案数据的保护
　　a. 避免机械原因损坏磁带、软磁盘；
　　b. 在使用时，严格遵守操作规程；
　　c. 避开强磁场；
　　d. 使用工具软件查阅文件内容时，应谨慎，防止破坏文件。